Содержание статьи
Общая информация
В России в электронном документообороте (ЭДО) можно использовать три вида подписи:
- Простую (ПЭП);
- Усиленную неквалифицированную (НЭП);
- Усиленную квалифицированную (КЭП).
Первые два вида может выпустить сам работодатель в рамках корпоративного портала или другой информационной системы, которая используется для документооборота. Однако для НЭП есть одно дополнительное условие — наличие специализированной программы, обеспечивающей криптографические алгоритмы шифрования.
Выпуск усиленной квалифицированной подписи (КЭП) возможен только специальным удостоверяющим центром, который аккредитован Минэкономсвязью.
Что касается сроков перевыпуска, то КЭП и НЭП необходимо выпускать каждый год, а вот простая электронная подпись действует бессрочно.
Выбор подписи зависит от задач, которые стоят перед бизнесом.
Какие документы можно вести в электронном виде
Возможность ведения кадровой документации в электронной форме предусматривается рядом Федеральных законов. Например, ФЗ № 436-ФЗ позволяет использовать электронные трудовые, а ФЗ № 86-ФЗ формировать электронный больничный.
Кроме того, в электронной форме могут быть оформлены и договоры с сотрудниками, которые работают в удаленно — это особенно актуально в период пандемии.
Что касается других кадровых документов, то в законодательстве не прописаны четкие требования. Однако важно отметить, что в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи», при использовании ЭЦП электронные документы приравниваются с теми, что подписаны в бумажном формате.
Благодаря этому работодатель может с некоторыми условиями перевести документооборот в электронную форму. При этом в рамках большинства базовых бизнес-процессов для подписания хватит простой электронной подписи (ПЭП), что позволяет существенно сэкономить на выпуске более сложных ЭП.
Возможности применения различных ЭЦП в ЭДО
Виды документов
ПЭП
НЭП
КЭП
Приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Должностные инструкии, журналы инструктажей по охране труда, ПВТР
Трудовой договор с дистанционным работником
Простая электронная подпись (ПЭП)
ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Она формируется в своей корпоративной системе и представляет собой логин и пароль для входа в личном кабинете.
Наиболее ярким примером работы ПЭП является использование интернет-банка для физлиц. Клиент, используя уникальный логин и пароль, запускает процесс идентификации. При этом дополнительно ему на привязанный номер телефона приходит одноразовый код, после ввода которого происходит непосредственный вход в систему. Для выполнения различных финансовых операций банком также будет отправлен код для подтверждения.
Подобными методами достигаются следующие действия:
- идентификация – определение, что именно клиент банка зашел в систему;
- аутентификация – однозначное подтверждение личности;
- авторизация – предоставление клиенту возможности совершения каких-то операций, прав.
Совокупность всех этих инструментов (логин, пароль, номера телефона) в данном случае как раз и являться ПЭП.
Стоит отметить — для того, чтобы ПЭП в своей юридической силе была равна собственноручной подписи, должны быть приняты соответствующие локальные нормативные акты (соглашения), с которыми обязаны ознакомиться все участники электронного взаимодействия.
Если соответствующего локального нормативного акта нет или сотрудники не были с ним ознакомлены, то подписывать кадровые документы простой ЭП нельзя — это будет нарушением.
В число наиболее популярных кадровых процессов, которые можно подписывать с помощью простой ЭП, входят:
- отпуска (оформление и планирование графика);
- приказы о привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
- ознакомление с приказами, внутренними инструкциями, планом работы и другими ЛНА;
- согласие на обработку персональных данных;
- различные уведомления (изменение условий труда, сокращения штата и другие);
- привлечение к дисциплинарной ответственности;
- выплаты (расчётные листы, матпомощь) и другие.
Используя простую электронную подпись, сотрудник может подтвердить создание и подписание документа, но при этом она не гарантирует защиту документа от дальнейших корректировок. Именно поэтому она в основном используется, например, для заполнения табель учета рабочего времени, получения расчетных документов или планирования графика отпусков.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
НЭП – это специальный шифр, формируемый определенной программой с криптографическими алгоритмами. Он позволяет не только подписывать документы, но и проверять производились ли изменения файла после их отправки.
По устройству НЭП представляет собой на две ключа — закрытый и открытый. Первый позволяет идентифицировать личность владельца. Он хранится на флешке, персональном ПК или в облаке.
Для использования облачной усиленной неквалифицированной подписи необходима установка специального приложения на телефон, через которое необходимо будет подтверждать вход в систему.
Открытый ключ электронной подписи доступен всем, с кем владелец НЭП ведет электронный документооборот и служит для верификации подлинности ЭП всеми получателями документов.
В отличие от ПЭП усиленную неквалифицированную подпись можно применять для подписания как внутренних документов компании, так и внешних. Однако, есть одно важное условие — НЭП применяется только в той системе, где она была создана. Например, при регистрации на сайте ФНС для подачи декларации вы получаете подпись бесплатно, однако она может быть использована только в рамках сайта налоговой службы.
Также еще одним важным условием действительности юридической силы неквалифицированной подписи является заключенное между всеми сторонами ЭДО соглашение. Оно содержит правила использования подписи и всестороннее признание ее юридической силы.
НЭП используется для отправки отчетности в налоговую, работы с электронными документами внутри компании или с постоянными контрагентами в рамках единой системы ЭДО.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Усиленная квалифицированная электронная подпись — самый регламентированный государством вид подписи. Так же, как и НЭП, она создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей, но отличается от НЭП в следующем:
- КЭП обязательно подтверждается квалифицированным сертификат в бумажном или электронном виде, структура которого определена приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011.
- ПО для работы с такой подписью также должно иметь сертификацию ФСБ России.
- Выпускать КЭП имеют право только аккредитованные Минкомсвязи России удостоверяющие центры.
КЭП нужна для формирования отчетности в различные контролирующие органы, для возможности участия в роли поставщика или заказчика в электронных торгах. Также такой вид подписи позволяет вести работу с государственными информационными системами, подписывать необходимую документацию для ФНС, вести внутренний ЭДО компании и работать с различными заказчиками и поставщиками услуг.
Что нужно для установки подписи
Для простой электронной подписи (ПЭП) для каждого сотрудника необходимо сделать персональный доступ (логин и пароль) в корпоративную систему документооборота.
А вот для возможности использования НЭП и КЭП необходимо установить сертификат подписи на компьютер. Также электронная подпись не будет работать без специальной программы, которая обеспечит обмен данными между ЭЦП и операционной системой.
Есть несколько программ на выбор, но перед покупкой рекомендуем уточнить, есть ли тестовый период. Он нужен для проверки беспроблемной работы ПК и программы.
Выводы
Как мы и говорили в начале ПЭП достаточно для того, чтобы частично вести внутренний документооборот: оформлять отпуска, табели учетного времени, командировки (приказ, авансовый отчет, согласие о направлении в командировку), а также вести учет рабочего времени. Однако для заявления на отпуск с последующим увольнением необходимо использовать только КЭП.
Трудовой договор, документы о материальной ответственности, ученический отпуск рекомендуем также подписывать только КЭП со всех сторон, даже учитывая, что законодательство в недавних изменениях ТК РФ разрешило использовать связку «КЭП работодатели и КЭП/НЭП работника» для обмена документами для дистанционных работников, удаленщиков и участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ. Тоже самое касается и заявления на увольнение.
Согласие на перевод, соглашение к трудовому договору можно подписывать НЭП или КЭП для тех, кто находится на удаленке (и для участников кадрового эксперимента). В остальных случаях их пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП.
Проще говоря, любое соглашение, которое влияет на изменение условий трудового договора, должно быть подписано с помощью КЭП (по состоянию на 20.10.2021г.).
