Автоматизация процесса организации отпусков для KIA Motors

Клиент и задачи

Клиент: «KIA Motors Rus», — официальный импортер автомобилей KIA в России, выполняет дистрибьюторские и маркетинговые функции южнокорейской автомобилестроительной компании на территории Российской Федерации.

Задачи: Разработка системы автоматизации процесса организации отпусков, чтобы делегировать ей часть функций сотрудников и уменьшить бумажный документооборот. Также необходимо произвести интеграцию системы в корпоративный портал заказчика.

Описание решения

Автоматизация процесса организации отпуска разделена на два этапа:

Согласование плана отпуска;
Согласование заявки на отпуск.

В первый рабочий день января каждого года система производит рассылку информационного письма всем сотрудникам о необходимости планирования отпуска, в течении двух месяцев.

В системе реализованы три очереди согласования:

Согласующие плана отпуска;
Согласующие планового отпуска;
Согласующие внепланового отпуска.

Согласование плана отпуска

Сотрудник создает план отпуска в системе и отправляет его на согласование, указывая:

Тип отпуска;
Период.

Процесс согласование происходит циклически по группе сотрудников «Согласующие плана отпуска»:

Уведомление согласующему;
Ожидание результата согласования;
Переход к следующему согласующему.

План отпуска считается согласованным, когда все согласующие поставят визу. В случае отклонения, план отпуска отправляется на корректировку автору заявки.

Согласование заявки на отпуск

Данный процесс является завершающим для оформления отпуска. Согласования заявки на отпуск происходит аналогично согласованию плана отпуска, но по другой группе согласования:

Согласующие планового отпуска, - отпуск, который уже был запланирован.
Согласующие внепланового отпуска.

Заявка на отпуск считается согласованной, когда все согласующие поставят визу. В случае отклонения, план отпуска отправляется на корректировку автору заявки.

Для согласованных заявок система создаёт приказ в 1С.

Особенности системы

Система проводит проверку на пересечение отпусков сотрудников одного подразделения;
Если согласующий на момент согласования отсутствует на работе, согласование идёт по альтернативному маршруту;
Система вносит утверждённые отпуска в электронные календари сотрудника и руководителя.

Результаты:

Исключены финансовые затраты на расходные материалы (бумагу, чернила для принтера);
Жизненный цикл процесса организации отпусков уменьшен на 30%.

На текущий момент компания «ФМФ» оказывает техническую поддержку заказчику.