Узнать больше об услугах разработки
Кейс
Автоматизация процесса организации командировок для
KIA Motors
Клиент и задачи
Клиент: «KIA Motors Rus», — официальный импортер автомобилей KIA в России, выполняет дистрибьюторские и маркетинговые функции южнокорейской автомобилестроительной компании на территории Российской Федерации.
Цели:
- Снижение жизненного цикла процесса организации командировок;
- Снижение финансовых затрат на расходные материалы.
Задачи:
- Исключение ошибок в процессе организации командировок, которые приводят к задержке согласования, к потере документов;
- Уменьшение трудозатрат сотрудников компании на процесс организации командировок;
- Переход с бумажных носителей на электронные.
Решение:
- Возложение функций сотрудников (уведомление, передача и хранение) в процессе организации командировок на компьютерную программу. Автоматизация процесса организации командировок на корпоративном портале заказчика.
Описание решения
На корпоративном портале был создал список электронных документов – заявок на командировку. Вместе с ним
- Листы согласования;
- Заявки на оформление деловых поездок;
- Заявки на такси;
- Авансовые отчеты;
- Служебные записки;
- Акты на оформление деловых поездок;
- Акты на такси.
Все документы участвуют в процессе организации командировки.
Сотрудник создаёт командировку в системе, указывая необходимые поля. Система автоматически рассчитывает:
- Класс билетов;
- Расходы на аренду жилья;
- Категорию номеров гостиниц;
- Суточные в период командировки;
- Лимит на такси;
- Лимит на парковку.
Расчеты уникальны для каждой должности. Агентству по организации деловых поездок система отправляет уведомление о запланированной командировке.
Агентство предоставляет сотруднику предложение по организации командировки. Сотрудник, выбрав параметр, отправляет заявку на согласование группе ответственных. После согласования, система создаёт приказ в 1С, при подписания которого, программа ожидает дату окончания командировки и ставит задачу автору на ввод отчета.
После приезда с командировки, сотруднику необходимо предоставить отчёт в бухгалтерию. После согласования, бухгалтерия занимается утверждением актов от агентств.
Особенности системы
- Расчет тарифов на командировку для каждого сотрудника;
- Включены работы бухгалтерии и финансового отдела;
- Интеграция с 1С, SAP;
- Автопроверка на исключения, превышения, исправления;
- Автопроверка конфликтов в графике командировок;
- Создание и выгрузка печатной формы документов;
- Создание записей в календарях сотрудника и руководителя;
- Модуль заказа билетов, такси, гостиницы;
Результаты
- Исключены финансовые затраты на расходные материалы (бумагу, чернила для принтера);
- Жизненный цикл процесса организации командировок уменьшен на 47%.
На текущий момент компания «ФМФ» оказывает техническую поддержку заказчику.
Отзыв заказчика
Финансовый директор ООО "КИА Моторс РУС"
Уважаемый Павел Владимирович!
Компания ООО «КИА Моторс РУС» выражает благодарность ООО «ГК «ФМФ» за высокий профессионализм в области информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов.
За многолетний период нашего сотрудничества мы неоднократно отметили Вашу компетентность, оперативность и стремление выполнить свою работу качественно и своевременно.
В связи с необходимостью перевести бизнес-процесс оформления командировок в электронный вид мы поставили данную нелегкую задачу сотрудникам компании FMF.
В результате, на всех этапах: подача заявки на согласование, автоматический расчет суточных, установление лимитов, проведение приказов в 1С, обработка предложений от агентства по проживанию и билетам для командировки, обработка отчетов агентства по состоявшимся командировкам (сверка, загрузка, проведение и т.д.) была проведена колоссальная работа.
В итоге, мы получили удобную и понятную для пользователя систему.
Также хочу перечислить особенности и преимущества, которые предоставляет нам разработанная система:
- Создание полей различных типов для формирования заявки на командировку. Конфигурация индивидуальных и групповых тарифов, статусов с настройкой доступа;
- Возможность добавления комментариев в любом статусе согласования. Гибкая настройка рассылки оповещений;
- Автоматизированный импорт отчетов агентства из Excel-файлов;
- Модуль позволяет производить обмен данными с 1С и SAP.
Стоит отметить работу Фролова Ивана - руководителя отдела разработки, программистов, которые работали дополнительно в выходные, праздничные дни, чтобы успеть выполнить работу в столь ограниченный срок. Специалисты компании смогли вникнуть в суть наших проблем и предложили эффективное решение с учетом всей специфики бизнес-процессов компании ООО "КИА Моторс РУС".
Надеемся на дальнейшее продуктивное и успешное сотрудничество с Вашей компанией и рекомендуем всем ООО "ГК "ФМФ" как надежного партнера в области комплексной автоматизации бизнес-процессов.