Узнать больше об услугах разработки
Кейс
Система управления корпоративными командировками в Битрикс24 для KIA
Клиент и задачи
Клиент: «KIA Motors Rus», — официальный импортер автомобилей KIA в России, выполняет дистрибьюторские и маркетинговые функции южнокорейской автомобилестроительной компании на территории Российской Федерации.
Задача: Для оптимизации бизнес-процессов KIA потребовалось решение по автоматизации деловых поездок. Проект включал в себя создание в Битрикс24 единого контура для подачи заявок, контроля бюджетов и сбора отчетности.
Цели проекта
- Централизовать оформление командировок для сотрудников всех подразделений KIA.
- Внедрить систему лимитов и автоматического контроля travel-бюджета.
- Обеспечить надежное хранение всей закрывающей документации в цифровом архиве.
Исходные данные и вызовы
- Разнообразие сценариев: необходимость учитывать специфику как локальных, так и зарубежных поездок.
- Интеграция с финансовым блоком: синхронизация данных о затратах с внутренними системами учета.
- Удобство для пользователей: важно было предоставить сотрудникам KIA простой инструмент для загрузки чеков и билетов «в один клик».
Решение
- Создание функциональных форм. В Битрикс24 разработаны расширенные формы заявок на командировки, адаптированные под корпоративные стандарты KIA (выбор отелей, типов трансфера, расчет суточных).
- Автоматизация документооборота. Внедрена система автоматической генерации приказов о командировании. Реализован модуль «Пост-отчет», напоминающий сотруднику о необходимости загрузки документов после возвращения.
- Контроль и аналитика. Создан дашборд для руководителей KIA, позволяющий в реальном времени видеть объем затрат на командировки в разрезе отделов и конкретных проектов.
Результаты
- Прозрачность расходов: Руководство KIA получило полный контроль над travel-затратами.
- Экономия времени: Трудозатраты на организацию одной поездки сократились на 50%.
- Единая база данных: Вся история командировок и сканы документов теперь хранятся в защищенном облаке Битрикс24.
Внедрение модуля командировок в Битрикс24 позволило KIA стандартизировать сложный административный процесс и значительно ускорить взаимодействие между сотрудниками, бухгалтерией и тревел-менеджерами.